Power i projekter og portefølje (5. udgave)

Værktøj 2.1: Vurdering af projektets kompleksitet

Formål og udbytte

Projektets kompleksitet har stor betydning for, hvordan du skal gennemføre dit projekt. Derfor er det vigtigt fra starten af et projekt at vurdere, hvilken opgave man står over for at skulle løse. Hvor kompleks er opgaven, og hvilken strategi skal vi lægge for projektet?

• Hvad består kompleksiteten af?
• Hvor er de væsentlige risici i opgaven?
• Hvilke strategiske tiltag kan vi foretage?

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon lige til at kopiere samt en Word-fil med en tilsvarende skabelon.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1 Målhierarkiet eller Impact case
• Værktøj 4.1 Interessentanalyse
• Værktøj 5.1 Milepælsplanen
• Værktøj 6.2 Projektets organisation

Værktøj 3.1: Målhierarkiet

Formål og udbytte

Målhierarkiet og Impact casen har fokus på de effekter, projektet skal levere. Man kan kalde det OBS (Objective Breakdown Structure).

• Målhierarkiet skaber en sammenhæng mellem leverancer og projektets effekter.
• Målhierarkiet etablerer en struktur i projektet, så der er fokus på at skabe effekterne.
• Impact casen er en udvidelse af målhierarkiet, der sætter fokus på nødvendige adfærdsmæssige effekter hos personale, interessenter og kunder.
• Impact casen kortlægger projektets værdikæde: leverancer, nye kompetencer, ny adfærd, umiddelbar effekt, effekt på mellemlang og lang sigt.
• Målhierarkiet og Impact casen muliggør løbende og tidlig opfølgning på effekten (Benefit tracking).

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder 4 skabeloner lige til at kopierer ind i din projektbeskrivelse.

Word-fil med 4 forskellige skabeloner til at beskrive målhierarki og Impact case.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.2 Impact case og effektmåling
• Værktøj 4.1 Interessentanalyse
• Værktøj 5.1 Milepælsplanen
• Værktøj 5.6 Risikoanalyse
• Værktøj 6.2 Projektets organisation

Værktøj 3.2: Impact case og effektmåling

Formål og udbytte

Projektets business case består af udgiftssiden og indtægtssiden. Opfølgningen på udgifterne foretages vha. budgetopfølgning, f.eks. S-kurver. Indtægtssiden evalueres vha. effektopfølgning. Effektopfølgning fortages for at:

• Sikre at projektet skaber de effekter, som er beskrevet i målhierarkiet eller Impact casen.
• Etablere et system der giver early warning, når effekterne ikke kommer som planlagt.
• Sikre at gevinsterne hjemtages som planlagt.
• Give en kvantitativ opfølgning på alle typer effekter.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder to skabeloner lige til at kopiere.

Word-fil med de tilsvarende to skabeloner.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1 Målhierarkiet
• Værktøj 4.1 Interessentanalyse
• Værktøj 5.1 Milepælsplanen
• Værktøj 6.2 Projektets organisation

Værktøj 3.3: Vurdering af bæredygtigheden i projektet

Formål og udbytte

Bæredygtighed er et omfattende og kompliceret emne, som kræver dyb indsigt i de konkrete teknologiske muligheder, grænseværdier, standarder for branchen og lovgivningen både lokalt og internationalt. Bæredygtig projektledelse er en kompleks størrelse, hvor bredden af interessenter udvides, den tidsmæssige rækkevidde forstørres, mængden af regler og standarder vokser, og antallet af målepunkter eksploderer.

Derfor kan man heller ikke udarbejde et værktøj, som kan ”måle bæredygtigheden” i samtlige projekter i alverdens situationer.

Derfor er formålet med dette værktøj:

• At give nogle retningslinjer og principper for vurdering af bæredygtigheden i dit projekt.
• At komme med et par eksempler som du kan arbejde videre med.
• At formidle idéer til opbygning af en skala for vurderingerne.
• At vise et værktøj som kan anvendes til refleksion i projektet og i ledelsen om bæredygtighed.
• At give idéer til, hvordan man løbende kan vurdere udviklingen hen imod mere bæredygtig projektledelse.

Derfor beskriver vi også fire forskellige måder at vurdere bæredygtigheden i dit projekt, skabelonerne 1, 2, 3 og 4.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden for fire forskellige måder at vurdere bæredygtigheden i dit projekt.

Word-fil med fire forskellige skabeloner til at vurdere bæredygtigheden.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1 Målhierarkiet
• Værktøj 4.1 Interessentanalyse
• Værktøj 5.1 Milepælsplanen
• Værktøj 6.2 Projektets organisation

Værktøj 4.1: Interessentanalyse

Formål og udbytte

Interessentanalysen er grundlaget for udarbejdelsen af en attraktiv projektmålsætning, hensigtsmæssig og accepteret fremgangsmåde i projektet, accepteret beslutningsproces, organisering med involvering af de rette personer, målrettet kommunikationsstrategi, identifikation af nøglepersoner og forebyggelse af mulige interessekonflikter. Den gennemføres for at:

• afdække hvem interessenterne er
• prioritere de vigtigste interessenter
• forstå interessenterne og deres opfattelse af projektet
• definere passende tiltag for at håndtere interessenterne på den bedste måde

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder seks skabeloner lige til at kopiere ind i din projektbeskrivelse.

Word-fil med seks forskellige skabeloner til at beskrive interessenterne.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1 Målhierarkiet
• Værktøj 5.1 Milepælsplanen
• Værktøj 5.6 Risikoanalyse
• Værktøj 5.8 Agil planlægningstavle
• Værktøj 6.2 Projektets organisation
• Værktøj 8.1 Kommunikationsplanen

Værktøj 5.1: Milepælsplanen

Formål og udbytte

Milepælsplanen udarbejdes for at få et overblik, skabe mulighed for at styre, så leverancer og effekt tilvejebringes til tiden og på budgettet. At skabe fælles forståelse og accept af opgaverne blandt projektdeltager og interessenter. At skabe tempo og intensitet i projektet, så leverancer og effekt skabes med et minimum af indsats og forbrug af tid. At skabe sammenhæng mellem projektmål og den enkeltes indsats og ansvar.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder to skabeloner lige til at kopiere ind i din projektbeskrivelse.

Word-fil med fem forskellige skabeloner til at beskrive din milepælsplan.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 5.3: Milepælsbeskrivelser
• Værktøj 5.2: Aktivitetsbeskrivelser
• Værktøj 5.6: Risikoanalyse
• Værktøj 6.2: Projektets organisation

Værktøj 5.2: Aktivitetsbeskrivelser

Formål og udbytte

Aktivitetsbeskrivelse består, som ordet siger, i at beskrive de aktiviteter, som ligger før de enkelte milepæle. Formålet er at sikre en fælles opfattelse af aktiviteten og dens mål for på den måde at kunne uddelegere aktiviteter i projektet, især når delegeringen sker til afdelinger eller parter uden for projektorganisationen og til arbejdsgrupper i projektet. Aktivitetsbeskrivelse kan også benyttes generelt for projektets hovedaktiviteter for at opnå en god planlægning.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder to skabeloner lige til at kopiere.

Word-fil med en skabelon.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 6.2: Projektets organisation

Værktøj 5.3: Milepælsbeskrivelser

Formål og udbytte

Værktøjet sikrer, at milepælene er klart defineret. En milepæl er et resultat (delleverance) til et fastlagt tidspunkt. Værktøjet beskriver:

• Hvad der skal være opnået på hvilket tidspunktm og hvem der har ansvaret
• Hvilke input er nødvendige for at opnå milepælen?
• Hvilke kriterier skal milepælen testes op imod?
• Hvem godkender milepælen?

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder tre skabeloner lige til at kopiere.

Word-fil med tre forskellige skabeloner til at beskrive milepælene.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 6.2: Projektets organisation

Værktøj 5.5: Trepunktsestimat og successiv kalkulation

Formål og udbytte

Formålet med estimeringsmetoderne er at opnå:

• En tilfredsstillende vurdering af projektets tids- og ressourceforbrug med et minimum af indsats.
• Et billede af usikkerhederne i estimaterne.

Metoderne tager derfor udgangspunkt i en nedbrydning af de usikre aktiviteter. Da projekter er engangsopgaver, kan intet beregnes fuldstændig objektivt, men der er flere metoder til at frembringe et godt estimat. Her er kort beskrevet to metoder: Trepunktsestimat og successiv kalkulation.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder to skabeloner lige til at kopiere.

Word-fil med 2 forskellige skabeloner til at beskrive estimaterne.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 5.2: Aktivitetsbeskrivelser
• Værktøj 5.6: Risikoanalyse
• Værktøj 6.2: Projektets organisation

Værktøj 5.6: Risikoanalyse

Formål og udbytte

• Afdækker de risici, projektteamet kan identificere
• Vurderer, hvor alvorlige de enkelte risici er
• Prioriterer de pågældende risici
• Definerer løsninger til at forebygge eller afbøde disse risici

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder fem skabeloner lige til at kopiere ind i din projektbeskrivelse.

Word-fil med fem forskellige skabeloner til at beskrive projektets risici.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 5.8: Agil planlægningstavle
• Værktøj 6.2: Projektets organisation

Værktøj 5.7: Økonomiopfølgning

Formål og udbytte

Principperne i denne værktøjsbeskrivelse skal sikre, at en økonomisk opfølgning er mulig både med hensyn til projektomkostningerne, men også mht. projektets forretning.

Opfølgning skal være mulig på projekt-, program- og porteføljeniveau.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder fire skabeloner lige til at kopiere.

Word-fil med fire forskellige skabeloner til at beskrive økonomien.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 5.2: Aktivitetsbeskrivelser
• Værktøj 5.3: Milepælsbeskrivelser
• Værktøj 5.6: Risikoanalyse
• Værktøj 6.2: Projektets organisation
• Værktøj 10.5: Strategisk fit

Værktøj 5.8: Agil planlægningstavle

Formål og udbytte

Den visuelle planlægningstavle skal sikre:

• at alle i projektet har det samme overblik og dermed skabe engagement og fælles fokus.
• at alle har mulighed for at komme med input og viden.
• at etablere korte feedbackloop, så ny viden kommer hurtigt i spil i projektet.
• at understøtte faciliteringen af korte opfølgningsmøder i projektteamet.

Indhold

Værktøjet indeholder tre PowerPoint-filer: Den ene med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder to typer skabeloner. Derudover findes to PowerPoint-filer, hvor de to skabeloner kan udskrives som plakater i seks varianter. Værktøj 5.8 Skabelon standard 4-3 og Værktøj 5.8 Skabelon widescreen 16-9.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 5.6: Risikoanalyse
• Værktøj 6.2: Projektets organisation

Værktøj 6.1: Ansvarsfordelingsskema

Formål og udbytte

• Ansvarsfordelingen i projektet skal sikre faglig kvalitet, beslutningskompetence og involvering af ”kunderne.” Projekter er midlertidige, og mange af deltagerne er ikke på forhånd kendt med de forskellige roller i projektet. Derfor er det vigtigt, at ansvarsfordelingen kan beskrives klart og tydeligt. Værktøjet sikrer, at:
• Den enkeltes ansvar og roller beskrives klart og tydeligt.
• Der er en relevant arbejdsdeling blandt deltagerne.
• En hensigtsmæssig involvering i projektet, sådan at der er sammenhæng mellem opgaverne og den enkeltes ansvar.
• Opgavefordelingen er gennemtænkt og let at kommunikere.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder to skabeloner lige til at kopiere ind i din projektbeskrivelse.

Word-fil med to forskellige skabeloner.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 6.2: Projektets organisation

Værktøj 6.2: Projektets organisation

Formål og udbytte

Projektets organisation skal sikre faglig kvalitet, beslutningskompetence og involvering af ”kunderne.” Projekter er midlertidige, og mange af deltagerne er ikke på forhånd kendt med de forskellige roller i projektet. Derfor er det vigtigt, at organisationen kan beskrives klart og tydeligt. Værktøjet sikrer at:

• Projektorganisationen beskrives klart og tydeligt
• Organiseringen har en relevant arbejdsdeling
• De tre roller holdes adskilt: Projektejer er besluttende og bevilgende, projektteamet er udførende og referencegrupperne er rådgivende
• En hensigtsmæssig struktur i projektet, sådan at der er sammenhæng mellem opgave og organisation

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder seks skabeloner lige til at kopiere ind i din projektbeskrivelse.

Word-fil med fem forskellige skabeloner lige til at kopiere ind i din projektbeskrivelse.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen

Værktøj 6.3: Ressourcekontrakten

Formål og udbytte

Formålet med ressourcekontrakten er at skabe et overblik over ressourceforbruget i projektet og at lave en klar aftale med den enkelte projektdeltager om, hvad vedkommende forventes at bidrage med af tid og leverancer.

Ressourcekontrakten indgås mellem projektdeltageren og projektlederen. I kontrakten aftales leverancer, termin og ressourceforbrug for den enkelte deltagere, sådan at projektlederen har en aftale, og sådan at deltagerne kan synliggøre over for deres leder, at de er bookede til projektet.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon.

Word-fil med en skabelon til at beskrive aftalen.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 5.2: Aktivitetsbeskrivelser
• Værktøj 6.2: Projektets organisation

Værktøj 7.1: Projektjournal

Formål og udbytte

Projektjournalen anvendes for at:

• fastholde beslutninger i projektteamet og andre arbejdsgrupper.
• sikre opfølgning på beslutninger.
• minimere de skriftlige referater.

Projektjournalen bruges af projektleder og delprojektledere, der er ansvarlige for forskellige ansvarsområder. Den udfyldes af mødeleder, sekretær eller projektleder.

Projektjournalen anvendes i stedet for mødereferat. Projektjournalen har den fordel, at der kun er én liste, som skal anvendes til opfølgning. Ved mødereferater skal man ofte to til tre mødereferater tilbage for at muliggøre opfølgning.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon.

Word-fil med en skabelon.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 5.2: Aktivitetsbeskrivelser
• Værktøj 5.3: Milepælsbeskrivelser
• Værktøj 6.2: Projektets organisation
• Værktøj 7.5: Drejebog til facilitering

Værktøj 7.2: Mødereferat

Formål og udbytte

Formålet med mødereferatet er at fastholde beslutninger truffet på møder, som vedrører projektet. Ingen forventer, at du noterer hvert et minut af mødet ned! Du skal blot notere alle beslutninger og handlingspunkter ned. Mødereferatet skal dokumentere essensen af, hvad der skete på mødet, og det opdaterer dem, der ikke kunne deltage.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon.

Word-fil med en skabelon til at beskrive af referatet.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 6.2: Projektets organisation
• Værktøj 7.5: Drejebog til facilitering
• Værktøj 8.4; Workshop og involvering

Værktøj 7.3: Projektreview

Formål og udbytte

• At bryde tavsheden og sikre, at nøglepersonernes bekymringer kommer frem i dagens lys.
• At systematisere kvalitetssikringen af ​​udviklingsarbejdet.
• At finde så mange fejl og mangler som overhovedet muligt i et stykke udviklingsarbejde.

Derfor er det er en god idé fra tid til anden at stoppe op og evaluere, om det er muligt at optimere resultater, processer og samarbejdsformer. I nogle organisationer er review af projekter sat i system og er en del af projektledelsesmodellen. I andre tilfælde kommer review på banen, når vi har en dårlig mavefornemmelse.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder tre skabeloner lige til at kopiere.

Word-fil med en skabelon.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 5.2: Aktivitetsbeskrivelser
• Værktøj 5.3: Milepælsbeskrivelser
• Værktøj 6.2: Projektets organisation
• Værktøj 7.5: Drejebog til facilitering

Værktøj 7.4: Visuel planlægningstavle

 Formål og udbytte

Den visuelle planlægningstavle skal sikre:

• at alle i projektet har det samme overblik og dermed skabe engagement og fælles fokus.
• at alle har mulighed for at komme med input og viden.
• at etablere korte feedbackloop, så ny viden kommer hurtigt i spil i projektet.
• at understøtte faciliteringen af korte opfølgningsmøder i projektteamet.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder to typer skabeloner. De to typer planlægningstavler findes som plakater i værktøj 5.8: Agil planlægningstavle. Hvis du ønsker at downloade og udskrive skabelonerne som plakater, så se værktøj 5.8.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet og Impact case
• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 5.6: Risikoanalyse
• Værktøj 5.8: Agil planlægningstavle
• Værktøj 6.2: Projektets organisation

Værktøj 7.5: Drejebog til facilitering

Formål og udbytte

• at sikre den ønskede effekt af det planlagte møde eller workshop
• at der er sammenhæng mellem fem dimensioner, som en god iscenesættelse omfatter
• at formålet og resultatet af workshoppen står lysende klart
• at der deltager de rigtige mennesker og er skabt det rigtige miljø
• at processen er designet hensigtsmæssigt og understøttes af de rigtige metoder og materialer

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon lige til at kopiere.

Word-fil med en skabelon til at beskrive mødet eller workshoppen.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 6.2: Projektets organisation

Værktøj 8.1: Kommunikationsplanen

Formål og udbytte

Kommunikation har altid et formål, der skal understøtte projektet. Helt overordnet skal kommunikationen skabe og fastholde kendskab og støtte til projektet. Kommunikationsplanen skal derfor sikre, at:

• Vi får den ønskede effekt af den pågældende kommunikation.
• Kommunikationen når og berører de relevante målgrupper.
• Der er sammenhæng mellem de forskellige budskaber, medier og dem, der skal formidle budskaberne.
• Der anvendes de rigtige medier, som kan skabe den ønskede effekt.
• Timingen er rigtig for de forskellige tiltag. Først skal der skabes kendskab til problemstillingen, inden der kan kommunikeres for at opnå en ændret holdning og ændret adfærd.
• Kombinationen af budskaber, medier, budbringere og timing gennemføres kosteffektivt overfor målgrupperne.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder tre skabeloner lige til at kopiere.

Word-fil med tre forskellige skabeloner til at beskrive din plan.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet
• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 8.2: Analyse af modstand mod forandring (Det dobbelte bogholderi)

Værktøj 8.2: Det dobbelte bogholderi     

Formål og udbytte

I projekter med organisatoriske forandringer kan mange medarbejdere være utrygge ved ændringerne og derfor yde en vis modstand.  Derfor er det hensigtsmæssigt at vurdere interessenternes udfordringer med de planlagte forandringer. Analysen udføres for at:

• Optimere forandringskommunikationen og sikre at medarbejderne er trygge ved rejsen mod den nye situation.
• Vurdere, hvordan den enkelte interessent forholder sig til projektet
• Vurdere, hvor store bidrag eller ofre den enkelte interessent må levere som følge af projektet.
• Vurdere hvilke områder, der bekymrer den enkelte interessent vedrørende den fremtidige løsning.
• Opstille tiltag, der kan minimere interessenternes modstand eller maksimere deres udbytte.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon lige til at kopiere.

Word-fil med en skabelon til at beskrive situationen.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet
• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 7.5: Drejebog til facilitering
• Værktøj 8.1: Kommunikationsplanen

Værktøj 8.3: Diskurs og fortællingen om projektet

Formål og udbytte

Analysen hjælper dig med at:

• Forstå diskursen i den kommunikation projektet bliver udsat for
• Imødegå en sproglig magtpåvirkning
• Opbygge din kommunikation om projektet med en hensigtsmæssig diskurs
• Hjælpe dig med at bruge sproget som magtmiddel

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder tre skabeloner lige til at kopiere.

Word-fil med tre forskellige skabeloner.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 8.1: Kommunikationsplanen
• Værktøj 8.2: Analyse af modstand mod forandring (Det dobbelte bogholderi)

Værktøj 8.4: Workshop og involvering

Formål og udbytte

En stor del af projektlederens arbejde er at facilitere forskellige møder og workshops. Det er typisk styregruppemøder, sprintmøder, idégenereringsmøder, planlægningsworkshops, teambuilding-aktiviteter, workshops med interessenter og projektgruppemøder. Din opgave som facilitator er at skabe motivation, engagement og læring hos mødedeltagerne. Dette værktøj har til formål at hjælpe dig med det.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjer og fremgangsmåder for forskellige Workshops. Beskrivelserne fokuserer på:

Deltagerne: Hvem skal deltage, så mødets formål kan opfyldes.

Processen: Processen er køreplanen for mødet eller workshoppen med tidsintervaller og stop undervejs. Uanset hvilke processer du gennemfører, så er en vigtig forudsætning, at processerne involverer alle deltagerne hele vejen.

Metoder: Det er afgørende, at du anvender metoder, som sikrer denne involvering. Brug visuelle metoder som post-it, papkort, plancher, flipover, storskærm, kreativitetsteknikker, billeder osv.

Miljøet på workshoppen: Kan alle se? Er der små borde til gruppedrøftelser? Er der gulvplads og lys nok? Indretningen kan skabe en ønsket stemning og rummet må gerne skabe nysgerrighed og forstyrre på en passende måde. Tænk i farver, lys, visualisering og musik.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 7.5: Drejebog til facilitering

Værktøj 9.1: Rekruttering af projektgruppen

Formål og udbytte

• At sikre de rette faglige kompetencer til projektet
• At sikre de rette sociale kompetencer og engagement fra start

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder to skabeloner. Stillingsannonce og spørgeramme til interview.

Word-fil med to forskellige skabeloner, stillingsannonce og spørgeramme til interview.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 7.5: Drejebog til facilitering
• Værktøj 8.4: Workshop og involvering

Værktøj 9.2: Spilleregler for gruppen

Formål og udbytte

Formålet med at definere spilleregler er at skabe en fælles opfattelse i projektgruppen af, hvordan samarbejdet skal fungere. Der er tale om en samtale. Gruppemedlemmerne skal således bruge kræfter på at formulere de spilleregler, som netop denne gruppe bør stræbe efter.

                                                                                                                                                                                         Spillereglerne kan defineres i gruppens opstartsfase eller undervejs, hvis der opleves begyndende konflikter. I opstartsfasen er der typisk endnu ingen konflikter, hvilket tillader en friere diskussion, ligesom spillereglerne kan være med til at forebygge eller mindske konflikter.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder tre skabeloner.

Word-fil med tre forskellige skabeloner.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 7.5: Drejebog til facilitering
• Værktøj 8.4: Workshop og involvering

Værktøj 9.3: Evaluering og feedback

Formål og udbytte

Evaluering og feedback er redskaber til at afdække uhensigtsmæssig adfærd og dermed til at give mulighed for at korrigere dette. Men et lige så centralt formål med evalueringen er at give – og få – information om, hvad man gør godt. Man fremmer med den positive evaluering en bestemt adfærd og giver samtidig den enkelte eller gruppen selvtillid og energi.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon med feedback i de fire felter, dvs. ”Hvad gik godt”? ”Hvorfor”? ”Hvad kunne gå bedre”? og særligt: ”Hvad vil vi gøre anderledes næste gang”?

Word-fil med en skabelon der har samme opbygning som PowerPoint-filen.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 7.5: Drejebog til facilitering
• Værktøj 8.4: Workshop og involvering

Værktøj 9.4: Planlægningsworkshop

Formål og udbytte

Planlægningsworkshop anvendes ved projektets start og ved fasestart i større projekter. Det er vigtigt, at alle har et fælles billede af opgaven, så deltagerne har en fælles målsætning. Ifølge Belbin er vi først et team, når vi har fælles mål. Så en planlægningsworkshop er en god måde at lære hinanden at kende på, samtidig med at vi drøfter den fælles opgave.

Planlægningsworkshoppen kan have flere formål:

• Vi får skabt et fælles billede af projektet.
• Sikrer kvalitet i planen, ved at alle fagområder involveres i planlægningsprocessen.
• Vi får et billede af, hvor den enkelte kan bidrage, og om der er områder, hvor vi mangler viden.
• Deltagerne får ejerskab til projektet og planen.
• Deltagerne får indsigt i hinandens kompetencer og opgaver.
• Sikrer accept og ejerskab til planen, ved at alle ansvarlige selv deltager i planlægningen.
• At opnå hurtig mobilisering og start af projektet.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af fremgangsmåden i planlægningsworkshoppen:

1. Opdel projektet i indsatsområder med udgangspunkt i leverancerne.
2. Definér milepælene for de enkelte indsatsområder – start bagfra ved at spørge, hvordan leverancen opnås.
3. Indfør afhængigheder og tidsmæssig rækkefølge.
4. Opdel projektet i faser og de vigtigste beslutningspunkter.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet
• Værktøj 4.1: Interessentanalyse
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 5.6: Risikoanalyse
• Værktøj 6.2: Projektets organisation
• Værktøj 7.5: Drejebog til facilitering
• Værktøj 8.4: Workshop og involvering

Værktøj 10.1: Projektliste

Formål og udbytte

Skemaet ”Projektliste“ udfyldes for at:

• Samle nøgletal fra alle projekter på et dokument.
• Give produktkomitéen/styregruppen en oversigt over samtlige projekter.
• Skabe mulighed for en samlet ressource- og investeringsberegning.
• Samle data om samtlige projekter for at muliggøre porteføljeledelse.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon lige til at kopiere.

Word-fil med en skabelon.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 10.2: Porteføljeoversigt
• Værktøj 10.3: Projektnøgletal
• Værktøj 10.4: Sundhedstjek eller risikotal
• Værktøj 10.5: Strategisk fit
• Værktøj 10.10: Projektpipeline

Værktøj 10.2: Porteføljeoversigt

Formål og udbytte

Projektporteføljen vises grafisk for at:

• Give et billede, som på en A4-side kan give et hurtigt overblik over de forhold, som porteføljeledelsen skal beslutte ud fra.
• Give produktkomitéen/styregrupper en oversigt over projektporteføljens tilstand.
• Samle data om samtlige projekter for at muliggøre porteføljeledelse og prioritering af disse.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder tre skabeloner.

Word-fil med en skabelon til at beskrive porteføljen.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 10.1: Projektliste
• Værktøj 10.3: Projektnøgletal
• Værktøj 10.4: Sundhedstjek eller risikotal
• Værktøj 10.5: Strategisk fit
• Værktøj 10.10: Projektpipeline

Værktøj 10.3: Projektnøgletal

Formål og udbytte

"Projektnøgletal" udfyldes for at:

• Samle de væsentligste nøgletal på et dokument.
• Kunne se en løbende udvikling i projektets nøgletal.
• Give styregruppen mulighed for at sammenligne projekter på udvalgte nøgletal.
• Skabe mulighed for en samlet ressourceprioritering.
• Samle data om projektets udvikling til erfaringsopsamling.
• Samle data for det enkelte projekt, som kan summeres til porteføljens værdi.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder to skabeloner.

Word-fil med to forskellige skabeloner til at beskrive nøgletallene.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 10.1: Projektliste
• Værktøj 10.5: Strategisk fit
• Værktøj 10.10: Projektpipeline

Værktøj 10.4: Sundhedstjek eller risikotal

Formål og udbytte

Analysen ”Risikotal” eller ”Sundhedscheck,” som det også tit kaldes, udfyldes for at:

• Vurdere projektets risiko på en standardiseret måde, så risikoen kan sammenlignes med andre projekter.
• Vurdere projektets risiko på forskellige tidspunkter i projektforløbet.
• Skabe fokus på de usikre områder i projektet.
• Skabe grundlag for en prioritering af projekterne, så projektporteføljen sammensættes på en balanceret måde.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon opdelt på otte slides lige til at kopiere.

Word-fil med en skabelon på fem sider.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 5.6: Risikoanalyse
• Værktøj 6.2: Projektets organisation
• Værktøj 10.1: Projektlisten

Værktøj 10.5: Strategisk fit

Formål og udbytte

Skemaet "Strategisk fit" udfyldes for at:

• Give produktkomiteen/styregruppen mulighed for at prioritere projekterne ud fra forretningsmæssige og strategiske overvejelser.
• Skabe mulighed for at sammenligne og prioritere projekter.
• Skabe mulighed for vurdere, om projektet er forretningsmæssigt interessant hen gennem hele projektforløbet.

Der foretages en vurdering af projektets ”strategiske fit” på baggrund af en række udsagn. Disse udsagn fokuserer på det udbytte, som ønskes af projektet. Dette kan være strategisk, politisk eller forretningsmæssigt udbytte.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon lige til at kopiere.

Word-fil med en skabelon.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet
• Værktøj 10.1: Projektliste
• Værktøj 10.3: Projektnøgletal

Værktøj 10.6: Porteføljevægt

Formål og udbytte

• At foretage en balanceret rangordning af projekterne.
• At rangordne projekterne ud fra effekt, opgavestørrelse og kompleksitet.
• At prioritere de projekter, som giver den højeste effekt på kortest tid.
• At sikrer en reel spredning af vurderingen af projekterne.

I flere agile metoder (f.eks. Half Double) anvendes Donald Reinertsens porteføljevægt. Udgangspunktet er, at man prioriterer de projekter, som giver den højeste effekt på kortest tid. Det er en regnemodel, som giver det enkelte projekt en score. Jo større score, jo højere porteføljevægt, des vigtigere er projektet.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon lige til at kopiere.

Word-fil med en skabelon til at beskrive porteføljevægten.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 10.1: Projektliste
• Værktøj 10.8: Projektbeskrivelser, projektkontrakt
• Værktøj 10.9: Idébeskrivelse
• Værktøj 10.10: Projektpipeline

Værktøj 10.7: Projektmodeller og projektledelsesmodeller

Formål og udbytte

Projektmodellen har til formål at sikre kvaliteten i projekternes produkt. Den giver et fælles sprog og begrebsapparat for organisationen mht. projektgennemførelsen. Modellen definerer en projektproces. Projektledelsesmodellen skal sikre kvaliteten af ledelsesaktiviteterne i projekterne.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon lige til at kopiere. Værktøjet beskriver både en "projektmodel" og en "projektledelsesmodel."

Word-fil med en skabelon til at beskrive af projektmodellen eller projektledelsesmodellen.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 6.2: Projektets organisation
• Værktøj 10.2: Porteføljeoversigt

Værktøj 10.8: Projektbeskrivelser, projektkontrakt

Formål og udbytte

• At definere aftalen mellem styregruppen og projektlederen.
• At definere, hvad projektgruppen skal levere til aftalte tidspunkter.
• At definere de ressourcer (penge og tid), som er afsat til projektet.
• At definere ansvars- og rollefordelingen i projektet.
• At definere de overordnede tidsmæssige rammer for projektet.
• Projektbeskrivelsen definerer de tre hjørner i projekttrekanten: kvaliteten af leverancerne, tiden og ressourcerne.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon på tre sider lige til at kopiere ind i din projektbeskrivelse. Beskrivelsen indeholder også en række hjælpeværktøjer til at udfærdige projektbeskrivelsen.

Word-fil med en skabelon til at beskrive projektet. Filen indeholder også nogle hjælpeværktøjer til at udfærdige projektbeskrivelsen.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet
• Værktøj 4.1: Interessentanalysen
• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 5.6: Risikoanalyse
• Værktøj 6.2: Projektets organisation

Værktøj 10.9: Idébeskrivelse

Formål og udbytte

Idébeskrivelsesskemaet har til formål at få idéer fastholdt på en simpel dokumenteret, men systematisk form. Idébeskrivelsesskemaet er derfor opbygget sådan, at det kan udfyldes uden at kende facts som markedsstørrelse, omkostningsniveau osv. Disse forretningsmæssige forhold skal afklares senere, hvis det viser sig, at idéen er interessant.

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder to skabeloner, en for interne projekter og en for produktudviklingsprojekter.

Word-fil med to forskellige skabeloner, en til interne projekter og en for produktudviklingsprojekter.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 3.1: Målhierarkiet
• Værktøj 10.1: Projektliste
• Værktøj 10.5: Strategisk fit
• Værktøj 10.8: Projektbeskrivelser, projektkontrakt

Værktøj 10.10: Projektpipeline

Formål og udbytte

• At skabe et billede af igangværende og planlagte projekter.
• At kunne planlægge, hvor mange projekter der skal gennemføres samtidig.
• At vise, i hvilken rækkefølge projekterne skal effektueres.
• At vise hvilke efterfølgende projekter, der kan blive påvirket af en eventuel forsinkelse

Indhold

PowerPoint-fil med beskrivelse af værktøjet og fremgangsmåden. Denne fil indeholder en skabelon til beskrivelse af projektpipeline, lige til at kopiere.

Word-fil med en skabelon lige til at kopiere.

Forbindelser til andre værktøjer

• Værktøj 5.1: Milepælsplanen
• Værktøj 6.3: Ressourcekontrakten
• Værktøj 10.1: Projektliste
• Værktøj 10.6: Portefølje vægt
• Værktøj 10.7: Projektmodeller, projektledelsesmodeller
• Værktøj 10.8: Projektbeskrivelser, projektkontrakt